Kelas Teknis 8 : Pendokumentasian Hasil Pemilu

Kota Mojokerto, kpu-mojokertokota.go.id – Kelas Teknis yang di gelar oleh KPU Provinsi Jawa Timur, hari ini memasuki sesi ke-8, Rabu (18/8/2021). Tema yang di bahas adalah Pendokumentasian Hasil Pemilu, dan dipaparkan menjadi dua sub tema, pertama dengan judul Pengelolaan dan Pemeliharaan Dokumen Teknis Pemilu dan Pemilihan, dan sub tema yang kedua adalah Dokumentasi Hasil Pemilu yang Terintegrasi.

Pemaparan pertama dengan materi Pengelolaan dan Pemeliharaan Dokumen Teknis Pemilu dan Pemilihan disampaikan Divisi Teknis Penyelenggaraan KPU Kabupaten Tulungagung , Muchamad Arif, yang menyampaikan bahwa pengelolaan dokumen teknis pemilu dan pemilihan adalah merupakan kewajiban yang harus dilakukan oleh KPU. Tidak hanya sebatas itu namun juga sampai dengan merawat arsip/dokumen serta melaksanakan penyusutan berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA) yang disusun oleh KPU RI dan Lembaga pemerintah yang menyelenggarakan urusan arsip nasional atau yang disebut dengan nama Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).Tujuan Pengelolaan dan Pemeliharaan ini adalah terwujudnya sebuah dokumen teknis Pemilu dan Pemilihan yang sistematis dan terstruktur dari setiap tahapan penyelenggaraan Pemilihan Umum dan Pemilihan. Muchamad Arif menambahkan pengarsipan dokumentasi Pemilu dan Pemilihan yang baik harus menerapkan prinsip sederhana, terjamin, lengkap dan padat, serta penelurusan yang tersistem.

Sedangkan pembahasan materi kedua disampaikan oleh Divisi teknis penyelenggaraan KPU Kota Mojokerto, Tri Widya Kartikasari, yang menjelaskan terkait dokumentasi hasil Pemilu yang terintegrasi. Ia menjelaskan pengertian terintegrasi adalah adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain. Pengelolaan arsip secara elektronik juga berdasarkan pula pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik. Dan sampai saat ini KPU RI telah membuat berbagai aplikasi yang terintegrasi dari Kabupaten/Kota, Provinsi dengan KPU RI, diantaranya SIPOL, SIDAPIL, SIDALIH, SILON, SITUNG, SILOG, SIREKAP, SIDAKAM, SIKAM, SIMPAW, dll yang merupakan bentuk upaya dari KPU RI terhadap keterbukaan informasi kepada publik.

Lebih lanjut Tri Widya menjelaskan mengenai empat manfaat dokumen yang terintegrasi, meliputi informasi dapat diperoleh/diakses dengan lebih cepat, keterbukaan informasi, mempermudah pelaporan serta backup data. Ia menambahkan bahwa “saat ini KPU Kota Mojokerto sedang mengupayakan Pengumpulan data dalam satu server sehingga dapat terintegrasi antar sub bagian dan akan memudahkan dalam mencari data ketika ada permintaan informasi”, ujarnya.

Usai pemaparan dari kedua narasumber tersebut, diberikan kesempatan kepada peserta kelas teknis untuk menyampaikan tanggapan, masukan atau pertanyaan atas materi yang disampaikan.

Pada kesempatan tersebut, Divisi Teknis Penyelenggaraan KPU Kota Surabaya meminta ijin untuk diberikan waktu kepada Sub Koordinator Teknis Pemilu dan Hupmas KPU Kota Surabaya untuk menyampaikan inisiasi penggunaan QR Code dalam pemberian informasi atas permintaan data dari masyarakat yang dilakukan oleh KPU Kota Surabaya.

Sebelum kelas teknis di tutup, Rochani selaku Divisi SDM KPU Provinsi  memberikan beberapa arahan dan masukan, “kita harus punya inisiasi untuk menyelamatkan dokumen-dokumen yang ada di kita, selain itu kita tidak boleh lupa dengan adanya JDIH yang terintegrasi secara nasional dan akan terintegrasi dengan Kementrian Hukum dan HAM. Apa saja materi yang ada di JDIH cikal bakalnya adalah pendokumentasian hasil Pemilu dan Pemilihan. Karena hal yang paling banyak diminati adalah hasil Pemilu dan Pemilihan, maka semua data tersebut perlu dikelola dengan baik”, jelasnya.

Lebih lanjut Ia menambahkan, “Pendokumentasian menjadi satu hal yang sangat penting karena memang merupakan potret cara kita bekerja, jika ada sengketa maka data hasil pemilu ini menjadi bukti. Manajemen pekerjaan juga harus terintegrasi sesuai dengan tupoksinya, untuk itu perlu ada satu unit yg harus dihidupkan yaitu unit pengelola arsip. Terakhir Rochani menyampaikan apresiasi dan ucapan terima kasih atas informasi dan inovasi-inovasi yang telah disampaikan oleh KPU Kabupaten/Kota serta mengingatkan satu hal yang patut dipertimbangkan adalah kehati-hatian dalam memilah akses oleh publik”, pungkasnya.

Sementara itu, Insan Qoriawan selaku Divisi yang membidangi Teknis Penyelenggaraan KPU Provinsi Jawa Timur, juga memberikan arahan, bahwa dalam pendokumetasi hasil pemilu semua mengalami problem klasik, padahal dokumen Pemilu adalah hal yang penting dan merupakan tolok ukur seberapa akuntabilitasnya KPU. “Dari materi hari ini hanya ada tiga istilah yang perlu diperdalam, yaitu data, informasi dan dokumen. Data tidak bermakna (netral), akan menjadi bermakna jika menjadi informasi yang berarti bagi pemohon informasi, sedangkan dokumen itu adalah informasi dalam bentuk berkas. Untuk itu perlu adanya kanalisasi agar jelas tupoksinya atau alurnya” ujarnya. Selain itu Ia menambahkan “Ada ketentuan yang jelas terkait inovasi, sehingga sah-sah saja untuk berinovasi, yang penting selalu memperhatikan regulasi-regulasi yang ada dan wajib dipenuhi”, pungkasnya sambil menutup kelas teknis 8. (fit)

 

About The Author

Related posts

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *