Pengarsipan Dokumen Pemilu di Lingkungan KPU Kota Mojokerto

Kota Mojokerto, kpu-mojokertokota.go.id – Pengarsipan dokumen Pemilu merupakan salah satu bentuk kontrol terhadap pelaksanaan sistem Pemilu, juga merupakan alat bukti yang sah terkait Pemilihan Umum mulai dari Pemilu Legislatif, Pemilu Presiden, Pemilu Gubernur sampai Pemilu Walikota. Arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah.

Selesainya Pemilihan Umum selalu meninggalkan banyak berkas dan dokumen yang perlu diarsipkan, untuk itu Komisi Pemilihan Umum Kota Mojokerto berusaha mengumpulkan dan mendata arsip-arsip Pemilu yang kemudian di proses melalui pemindaian dengan menggunakan scanner, “hal ini merupakan salah satu bentuk penyelamatan arsip negara yang efektif dan efisien karena seiring berjalannya waktu, untuk menjaga agar dokumen dan arsip tersebut tidak rusak karena dimakan waktu, arsip dan dokumen Pemilu yang berbentuk fisik berupa kertas akan memerlukan perawatan yang menyeluruh dengan ruang penyimpanan yang besar sementara kantor KPU Kota Mojokerto belum memiliki ruang yang memadai untuk hal tersebut”, kata Anggota KPU Kota Mojokerto Divisi Sosialisasi, Imam Buchori.

Pengarsipan dengan digitalisasi akan sangat membantu dalam pemberian informasi kepada para pemangku kepentingan dan masyarakat. “Hasil pemindaian tersebut diunggah ke dalam aplikasi PPID yang dapat di akses langsung dari website KPU Kota Mojokerto. Data tersebut disajikan dalam bentuk pdf selanjutnya dapat dicetak maupun diolah sesuai kebutuhan”, ujar imam.

Manfaat dari digitalisasi kearsipan ini bagi KPU Kota Mojokerto sendiri adalah terpeliharanya arsip/dokumen Pemilu di Kota Mojokerto dengan baik, proses pencarian kembali dan penyajian informasi lebih cepat, penghematan investasi berupa ruang kearsipan dan perawatan, akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna dalam waktu yang bersamaan, serta memperkecil kemungkinan hilang atau hancurnya arsip/dokumen. Sedangkan manfaat bagi Masyarakat adalah dapat terpenuhinya pelayanan informasi publik dengan cepat dan lengkap tentang data/dokumentasi Pemilu. “Pengarsipan ini juga merupakan amanat dari Undang-Undang No.15 Tahun 2011 tentang Penyelenggara Pemilu”, pungkas Imam. (fit)

About The Author

Related posts

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *